Proč ukládat dokumenty do PDF/A?

Proč ukládat dokumenty do PDF/A?

Dnes si řekneme pár slov o pojmu PDF/A, který je pro mnoho uživatelů stále neznámý. Uvedeme si také pár příkladů z praxe, kde PDF/A najde využití.

Nejprve je nutné vysvětlit co to PDF/A je. PDF/A není formát, jak se obvykle zmiňuje. PDF/A je oficiální archivační verze (specifikace) formátu PDF, definovaná ve standardech ISO 19005-1:2005 (PDF/A-1) a ISO 19005-2:2011 (PDF/A-2). Jedná se o zúžení formátu PDF tak, aby bylo možné soubory uložené v PDF/A otevřít beze ztráty informace i všemi budoucími verzemi softwarových nástrojů. Máte tak vždy zaručeno, že bude PDF/A dokument v budoucnu dlouhodobě čitelný.

Jaký produkt podporuje ukládání do PDF/A?

Pro konverzi (tisk) dokumentů do PDF/A můžete využít následující produkty:

Jaké dokumenty je nutné ukládat do PDF/A?

Zjednodušeně řečeno všechny dokumenty v digitální formě u kterých je nutné zajistit dlouhodobou čitelnost podle zákona nebo pokud si to vyžaduje daná situace. Typicky se jedná o tyto dokumenty:

  • daňové doklady plátců DPH (§ 34 zákona o dani z přidané hodnoty - dlouhodobá čitelnost) - doba uchovávání 10 let
  • účetní závěrky a výroční zprávy - doba uchovávání 10 let
  • účetní doklady a účetní knihy - doba uchovávání 5 let
  • odpisové plány - doba uchovávání 5 let
  • inventurní soupisy - doba uchovávání 5 let
  • smlouvy v elektronické podobě 
  • mzdové listy (§ 18 zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění) - doba uchovávání 30 let

 

Z výše uvedeného vyplývá, že pro tyto dokumenty je nutné zajistit, aby byly dlouhodobě čitelné, protože mohou být předmětem daňové kontroly nebo soudního sporu. Pokud budou tyto dokumenty uloženy v PDF/A, tak máte vždy zaručeno, že budou dlouhodobě čitelné. Případným problémům v praxi tak můžete předcházet ukládáním dokumentů do PDF/A.

 

Máte dotazy nebo chcete zakoupit licenci? Můžete využít kontaktní formulář nebo nám zavolejte na 608 209 804

Pro spotřebitele

Subjekt pro mimosoudní řešení spotřebitelských sporů:

Česká obchodní inspekce
Ústřední inspektorát – oddělení ADR
Štěpánská 15
120 00 Praha 2
Email: adr@coi.cz
Web: http://adr.coi.cz

On-line řešení spotřebitelských sporů:
http://ec.europa.eu/consumers/odr/

Evidence tržeb (EET)

Podle zákona o evidenci tržeb je prodávající povinen vystavit kupujícímu účtenku. Zároveň je povinen zaevidovat přijatou tržbu u správce daně online; v případě technického výpadku pak nejpozději do 48 hodin. Platby bankovním převodem elektronické evidenci tržeb nepodléhají.

Kontakty

TERAGON Group v.o.s.
V.Rabase 402/10
37010 České Budějovice 3
Česká republika

IČ: 26018101
DIČ: CZ26018101

Po-So: 8:30 - 16:30h

+420 608 209 804

obchod@pdfxchange.cz

Virtuální provozovna: www.pdfxchange.cz

Novinky

Chci být informován o nových verzích

JoomShaper