Dnes si ukážeme, jak uložit PDF se souborovými přílohami do PDF/A pro archivaci.
Aplikace PDF-XChange Editor 8 (Plus) a PDF-XChange PRO 8 umožňují uložit celé PDF se souborovými přílohami do PDF/A pro dlouhodobou archivaci podle norem ISO řady 19005. Není to však tak jednoduché jak by se mohlo na první pohled zdát. Klíčové je, v jakém formátu jsou souborové přílohy připojené k souboru PDF:
- Pokud jsou všechny přílohy v PDF/A, tak je třeba uložit PDF do PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011)
- Pokud jsou přílohy v jiném formátu než PDF/A, tak musíte PDF uložit do PDF/A-3 (ISO 19005-3:2012)
Pamatujte také na to, že některý obsah (hesla, šifrování, média apod.) není v PDF/A povolen. Je to proto, aby byla v budoucnu zajištěna dlouhodobá čitelnost obsahu.
Postup
V aplikaci PDF-XChange Editor 8 (Plus) otevřete soubor PDF v přílohami v kartě Soubor > Otevřít.
Na kartě Soubor vyberte volbu Uložit jako... a následně vyberte Procházet. Soubor PDF/A ale můžete uložit i do cloudových úložišť (OneDrive, Google Drive apod.)
V otevřeném dialogovém okně Uložit soubor jako zvolte cílovou složku, název souboru a položku Uložit jako typ vyberte PDF/A Document.
Volbou PDF/A dojde k rozsvícení tlačítka Možnosti... a na toto tlačítko klikněte levým tlačítkem myši. Zobrazí se dialogové okno Konverze do PDF/A, kde nastavíte parametry konverze do PDF/A viz další krok.
V dialogovém okně Konverze do PDF/A najdete parametry exportu do PDF/A.
- Nejdůležitějším parametrem je tzv. Specifikace. Pokud máte přílohy v PDF/A, vyberte specifikaci PDF/A-2b nebo PDF/A-2a (a má přísnější požadavky). Pokud přílohy nejsou v PDF/A, ale v jiných formátech, zvolte specifikaci PDF/A-3b nebo PDF/A-3a.
- Konverzi do PDF/A spustíte stisknutím tlačítka OK.
Pokud se Vám nedaří soubor uložit do PDF/A, použijte volbu Automatická shoda s PDF/A. V tomto případě aplikace sama vybere nejvhodnější specifikaci tak, aby byla zajištěna shoda s normou ISO (PDF/A).
Pokud je soubor úspěšně uložen do PDF/A, zobrazí se informační panel. Tím je konverze do PDF/A dokončena.
Po konverzi do PDF/A je také zobrazen report, kde jsou uvedeny všechny případné chyby, varování a opravy.
